ניהול זמן- כללים ודגשים

ניהול זמן- עבודה משותפת שתעזור לכם לחסוך הרבה הרבה זמן...

אחד הספרים המדהימים שקראתי בחיי הוא ספרו של סטיבן קובי "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד".

"בספרו מציד סטיבן קובי גישה הוליסטית, משולבת , שבמרכזה עקרונות לפתרון בעיות אישיות ומקצועיות. בהארותיו המעמיקות ובסיפוריו הקולעים מגלה קובי צעד אחר צעד דרך לחחם מתוך הגינות, יושר אישי וכבוד אנושי- עקרונות המעניקים לנו את הבטחון הנחוץ כדי להסתגל לשינויים, וכן את התבונה והכוח לנצל את ההזדמנויות שהשינוי פותח בפנינו" (מתוך ההקדמה לספר)

במאמר זה ברצוני להתמקד בנושא של ניהול זמן. כמחנך, אין לי ספק שהרבה מאוד מהקשיים של הילדים (בעיקר מגיל חטיבת הביניים) נובעים מניהול לא נכון של הזמן. כיון שנושא זה לא מטופל בד"כ רבים מילדים אלה סוחבים את "הבעיה" גם בבגרותם- כאנשי משפחה, מקצוע וחברה.

הדבר חמור פי כמה וכמה בתלמידים שיש להם צרכים מיוחדים או לקות למידה, תכנון זמן בצורה אפקטיבית אצל אלה הוא לעיתים קריטי.

משל הזמן

בנושא ניהול זמן אפקטיבי, מספר סטיבן קובי, על סמינר בו השתתף בנושא זמן:
יום אחד הוזמן מרצה זקן בבית הספר למנהל ציבורי בצרפת (אחד המוסדות האקדמיים היוקרתיים ביותר באירופה כולה) לשאת הרצאה על הנושא "תכנון זמן יעיל", בפני קבוצה של 13 מנהלים בכירים בחברות הגדולות ביותר בארה"ב. ההרצאה הייתה אחת מתוך חמש ביום עיון שאורגן במיוחד עבורם. למרצה הוקצתה רק שעה אחת כדי "להעביר את החומר". בעומדו לפני חברי קבוצת האליטה המנהלית הזו, שהיו מוכנים לרשום כל מילה שתצא מפי המומחה המפורסם -   העביר המרצה הזקן את מבטו ביניהם, אחד אחד באיטיות, ולאחר מכן אמר "אנו עומדים לערוך ניסוי".מתחת לשולחן שהפריד בינו לבין מאזיניו, הוציא המרצה מיכל זכוכית גדול והניחו בעדינות לפניו. אחר כך הוציא מתחת לשולחן כתריסר אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניחן בעדינות, אחת אחת, בתוך המיכל. כאשר התמלא המיכל לגמרי ולא ניתן היה להוסיף עוד אבן אחת, הרים המרצה את מבטו באיטיות מעבר לתלמידיו ושאל: "האם המיכל מלא?" כולם השיבו "אכן".המרצה המתין מספר שניות והוסיף: "האמנם!"ואז שוב התכופף והוציא מתחת לשולחן כלי מלא אבני חצץ. בקפדנות שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות עד שירדו לתחתית המיכל.שוב הרים המרצה הזקן את מבטו אל הקהל ושאל: "האם מלא המיכל?" עתה התחילו מאזיניו המבריקים להבין את כוונתו. אחד מהם השיב: "כנראה שלא."-  "נכון", ענה המרצה הזקן. חזר והתכופף והפעם הוציא מתחת לשולחן סיר מלא בחול. בתשומת לב שפך את החול אל תוך המיכל עד לשפתו. פעם נוספת שאל המרצה את תלמידיו: "האם מלא המיכל?"הפעם ללא היסוס ובמקהלה השיבו התלמידים המחוננים: "לא"."נכון", השיב להם המרצה הזקן. וכפי שציפו תלמידיו רבי היוקרה והעוצמה, הוא נטל את כד המים שעמד על השולחן, ומילא בהם את המיכל עד לשפתו.המרצה הזקן הרים את מבטו לקהל ושאל: "איזו אמת גדולה יכולים אנו ללמוד מניסוי זה?"בחושבו על נושא ההרצאה, השיב אחד הנועזים והזריזים שבין המאזינים: "אנו לומדים שככל שהיומן שלנו נראה לנו גדוש בהתחייבויות, אם באמת מתאמצים, תמיד ניתן להוסיף עוד פגישות ועוד מטלות"."לא", השיב המרצה הזקן, "לא זה. האמת הגדולה שמוכיח לנו הניסוי היא זו: אם לא מכניסים למיכל קודם כל את האבנים הגדולות, לעולם לא נוכל להכניס את כולם אחר-כך".דממה עמוקה השתררה באולם, כאשר כל אחד מנסה לתפוס את מלוא המשמעות של דברי המרצה.המרצה הזקן התבונן בשומעיו ואמר: "מהן האבנים הגדולות בחייכם? בריאותכם! משפחתכם! ידידכם! הגשמת חלומותיכם! לעשות מה שאתם באמת אוהבים! להילחם למען מטרה נעלה! לקחת זמן לעצמכם! משהו אחר?""מה שחייבים לזכור הוא שחשוב ביותר להכניס קודם כל את האבנים הגדולות בחיינו, כי אם לא נעשה זאת, אנו עלולים ל"פספס" את החיים. אם ניתן עדיפות לדברים הקטנים (חצץ, חול), יתמלאו החיים בדברים הקטנים ולא ישאר די מהזמן היקר שלנו כדי להשיג את הדברים החשובים באמת בחיים

האבנים הגדולות מייצגות את הדברים החשובים בחיים. אם נזכור להתחיל בהם, תמיד יימצא מקום לדברים האחרים. 

הטבלה של סטיבן קובי

ע"פ קריטריון זה בונה סטיבן קובי טבלה מיוחדת בת ארבעה רובריקות

	דחוף	לא דחוף
חשוב
לא חשוב

הרביע הראשון כולל פעילויות דחופות וחשובות

משברים הדורשים טיפול בעצמנו או האחרים, טיפול בבעיות דוחקות, פרוייקטים, פגישות והכנה המחייבים עמידה בלוח זמנים.רבות מן הפעילויות להן אנו נקראים ברביע זה, עוברות מהרביע שאינו דחוף עקב אי עשייה של פעילויות אלה בזמנים מוקדמים יותר (כדוגמת משברים בחיי הנישואים, לימוד למבחן חשוב מהיום למחר, עומס עצום בעבודה או בלימודים וכו'...)

  הרביע השני כולל פעילויות חשובות ולא דחופות
סטיבן קובי קורא לרביע זה "רביע האיכות והמנהיגות האישית". ברביע זה יש פעילויות של תכנון לטווח ארוך, צפיית בעיות ומניעתן, העצמת אחרים, התפתחות אישית ומקצועית, השקעה במערכות יחסים.  זכור לי ששנה לאחר נישואינו החלטנו אשתי ואני ללכת לסדנת זוגיות- אני הייתי בן 26 ואשת בת 22. היינו הצעירים ביותר בסדנה זו ולא הגענו בשל בעיה בוערת כלשהי אלא בשל רצון ללמוד ולהשקיע בקשר שלנו. האנשים שהיו עימנו בסדנה, שהגיעו לאחר שנים של זוגיות מקרטעת וכדו'... הסתכלו עלינו במבטי הערצה וקנאה בשל המחשבה המקדימה לבעיה.
השקעת זמן רב ברביע זה, מקטינה את הצורך לבלות זמן באזור הרביע הראשון, במשברים ובכיבוי שריפות. 
  הרביע השלישי - כולל פעילויות דחופות, אך לא חשובות 
קל להתבלבל בין רביע זה לבין הרביע הראשון. הוא מתעתע בנו, שכן הדחיפות יוצרת אשליה של חשיבות, אך הפעילות ברביע זה חשובה לאנשים אחרים – לא לנו. לדוגמא: מענה לטלפונים (ביניהם סקרים, מבצעים...), ביקורים ומפגשי פתע, לעתים קרובות הם מענה לציפיותיהם של אנשים אחרים, ואינם באמת חשובים לנו. 
  הרביע הרביעי -  כולל פעילויות שאינן דחופות ואינן חשובות

זהו הרביע של בזבוז זמן.כאן הבריחות שלנו: תוכניות טלביזיה לא איכותיות, דואר זבל, שיחות רכילות וכו'

רביע זה עמוס מאוד בשל תכנון לקוי של זמן, הוא אינו רביע מתוכנן אלא רביע שנשרך מאליו, לרוב פעילות שעושים מתוך רביע זה לא מביאה לשמחה אלא לתחושה של בזבוז זמן.
  

שליטה המביאה לשלווה

ניתן לומר שהרביע היחיד עליו יש לנו שליטה מלאה הינו הרביע השני הכולל פעילויות חשובות שאינן דחופות, ניהול נכון של רביע זה יכול ליתן תחושה של שליטה ושלווה על מערכות חיינו.

אז כיצד מתכננים?

לפני שניגשים לטבלה עלינו לעשות מס' פעולות מקדימות:

א.      לקחת אחריות על חיינו ולהבין את חשיבות העניין- לפני הכל עלינו להבין למה חשוב עבורנו לשלוט בטבלת חיינו, להבין את החשיבות של להיות פרואקטיבי. לענ"ד ללא הבנה בסיסית זו יהיה קשה מאוד להתקדם.

ב.      להציב שאיפות מטרות ויעדים- עלינו לידע לאן הננו שואפים, להציב בפנינו מקום אליו אנו רוצים ומסוגלים להגיע. נתינת המקום המרכזי לרובריקה השניה ייעשה רק אם נמלא כהלכה את כל הרובריקות (כך נוכל לרוקן לדוגמא את כל הרובריקה הרביעית ולהעביר פעילויות של בטלה לפעולות בעלות חשיבות. פעמים רבות ההבדל איננו בפעילות אלא בתשומת הלב ובנתינת זמן מוגדר ולא נשרך)

ג.        ניהול זמן אפקטיבי- כתיבת כל הפעילויות שיש לנו לעשות ולאחר מכן מיון מסודר בתוך הטבלה.

בשורות הבאות יש פעילות משותפת של הורים וילדים- את הפעילות בדף זה יש לעשות מתוך נחת ובזמן הנוח להורים ולילד, ניתן כמובן לעשות פעילות זו גם בורסיות אחרות לפי בחירתכם

כניסה לבגרות עם עזרה (קטנה) מהמבוגרים...(פעילות משותפת)

                                                                                 

הרגל אפקטיביות מס. 1: "היה פרואקטיבי" . במילים אחרות אתה המתכנת של תגובותיך- קח אחריות. אינך יכול לשלוט באירועים (במה שקורה בפועל), אך אתה יכול לשלוט בתגובות שלך. אנשים אפקטיביים במיוחד אינם מאשימים את הסביבה, או את הנסיבות אלא מוצאים תמיד דרך להתקדם ולפתור את הנדרש. הם סומכים על עצמם ומנסים להתרכז במעגל ההשפעה שלהם ולא במעגל הדאגה הסוגר עליהם. הרגל זה מקנה אחריות, יוזמה ובחירה ברמה של "אתה אדון לגורלך."

מטלה להורים- תנ/י דוגמא מחייך למצב בו היית פרואקטיבי/ת ולקחת אחריות. מה קרה בעקבות כך? כיצד הסביבה התייחסה להיותך פרואקטיבי/ת? במה את/ה יכולה להיות פרואקטיבי/ת ועדיין לא עשית זאת? מדוע?

הרגל אפקטיביות מס. 2: "חשוב מהסוף להתחלה" . אנשים אפקטיביים פועלים עם מצפן ולא רק עם שעון. הם מגדירים מטרות וחזון ופועלים לאורם ברמה יומיומית. הרגל זה עוסק ביכולת להגדיר כיוון אישי או קבוצתי, לגבש חזון ומטרות לעתיד. שיאו של התהליך הוא יצירת הצהרת- משימה אישית או ארגונית המכוונת אל העתיד. אגב, ידוע היום שאנשים או קבוצות, בעלי הצהרת- משימה המוטמעת בהם, הם אפקטיביים יותר ורמת המוטיבציה שלהם גבוהה יותר בצורה דרמטית. הרגל זה הוא ההרגל של המנהיגות.

מטלה לתלמיד- חשוב מהסוף להתחלה- כתוב יחד עם ההורה את מטרתך לשנה זו, נסו לנסח זאת כחזון המדגיש את המטרות והשאיפות שלך לשנת תשע"א.

הרגל אפקטיביות מס. 3: "העיקר להתחיל בעיקר" . הרגל זה עוסק בניהול זמן אפקטיבי. נקודת המוצא היא היכולת לנהל את הזמן ע"פ "חשוב" ולא רק על פי "דחוף". לאחר הגדרת מה חשוב, לומדים כיצד לכוון ולנהל את הזמן כדי להגיע לכל אותם דברים חשובים ולא דחופים. כל הפעילויות שאנו אומרים לעצמנו: "יום אחד אגיע לזה … כשלא יהיו לי אילוצים אעשה זאת … " הרגל זה מאפשר להגיע ל"חשוב" עכשיו ולא באיזה עתיד מעורפל.

מטלה להורים ולתלמידים- ארגנ/י את יומך- כתבו לעצמכם (כל אחד לעצמו) את כל הדברים שיש לכם לעשות ביום (לימודים בביה"ס, תשלום חשבונות, קניות, אוכל, משחק במחשב, בני-עקיבא, יציאות, זמן עם המשפחה וכדו'...) לאחר שתסיימו לכתוב הכניסו את הפעילויות השונות לטבלה.

לאחר שתסיימו מטלה זו כתבו לעצמכם מערכת שבועית (7 ימי השבוע) נסו לנהל את המערכת בצורה האפקטיבית, הנכונה והטובה ביותר עבורכם- הדרך לעשות כן מצויה בכך שהרובריקה שכותרתה "חשוב ולא דחוף" תקבל יותר תשומת לב והרובריקה שכותרת "לא חשוב ולא דחוף" תהיה כמעט ריקה.

  טבלת עבודה

	דחוף	לא דחוף
חשוב
לא חשוב